La Administración me lía, la IA me lo explica
Hace poco una compañera tuvo que irse a otro pueblo para conseguir una cita y consultar un tema relacionado con su jubilación.
En el sitio donde vivimos no había hueco hasta dentro de cinco meses.
Cinco meses de espera para algo tan importante como saber qué te corresponde cuando dejas de trabajar.
Y no es un caso raro.
Todos conocemos a alguien que se ha encontrado con una web que no carga, un formulario que no entiende o un trámite que parece escrito en otro idioma.
Yo llevo tiempo con estas cosas y ya tengo el certificado digital y la Cl@ve, así que, en teoría, lo tengo «fácil».
Pero seamos sinceras, tener las herramientas no significa entender lo que te están pidiendo.
Y ahí es donde últimamente he descubierto una ayuda que quizá no habías pensado utilizar para esto:
la inteligencia artificial.
La Administración me lía
No hace falta que os cuente lo típico, lenguaje lleno de términos que no usamos en el día a día, formularios con casillas que no sabes si te corresponden, páginas que te mandan de un sitio a otro y no terminan de aclararte nada.
Y encima, cuando por fin consigues una cita, tienes unos minutos para que te lo expliquen y sales con más dudas de las que tenías al entrar.
No es que seamos torpes ni que no sepamos utilizar la tecnología.
Es que muchas veces la información está pensada desde el punto de vista de quien la redacta, no desde el de quien tiene que entenderla y hacer el trámite.
Y ahí es donde una herramienta como la IA puede echarte una mano.
La IA me lo explica
Cuando me llega un documento que no entiendo del todo, o tengo que preparar un trámite, no le pido a la IA que haga el trámite por mí.
Le pido algo mucho más sencillo:
que me ayude a entenderlo.
Por ejemplo:
Le paso un párrafo confuso y le pregunto:
«Explícame esto con palabras sencillas, sin lenguaje administrativo, y dime exactamente qué me están pidiendo.»
Le cuento qué trámite tengo que hacer y le digo:
«Antes de responder, hazme las preguntas que necesites para saber qué tengo que hacer.»
Si no sé si un requisito se aplica a mi caso, le explico mi situación y le pregunto qué información debería comprobar.
Si tengo que escribir una instancia o una reclamación, le pido que me ayude a ordenar y redactar lo que quiero decir, pero revisándolo después yo.
Si tengo varios documentos, puedo pedirle que los ordene y me explique qué relación hay entre ellos.
Y hay algo que para mí es fundamental, puedes volver a preguntarle las veces que necesites.
No tienes que sentirte tonta porque no hayas entendido algo a la primera.
No hay prisa, no hay una persona esperando detrás de una ventanilla y no tienes que fingir que lo has entendido cuando no es así.
Puedes decir:
«No lo he entendido. Explícamelo de otra manera.»
Y volver a preguntar cuantas veces sean necesarias.
Para quien se siente perdido con estos trámites, eso puede ser un alivio enorme.
¿Y para qué más puedo utilizarla?
Porque la Administración no consiste solamente en entender una carta.
La IA también puede ayudarte a preparar mejor un trámite.
¿Qué documentos necesito?
Puedes decirle:
«Quiero hacer este trámite y ya tengo estos documentos. Hazme una lista de lo que debería tener preparado y dime qué cosas tengo que comprobar en la página oficial.»
Así conviertes una cantidad de información dispersa en una lista mucho más manejable.
¿Qué tengo que hacer y en qué orden?
Puedes pedirle:
«Explícame este procedimiento paso a paso.
Dime qué tengo que hacer primero, después y al final.»
No significa que la IA tenga la última palabra sobre el procedimiento. Significa que te ayuda a entender el camino antes de empezar.
¿Qué preguntas debería hacer?
Esta me parece especialmente útil.
Si tienes una cita con la Administración, puedes decir:
«Tengo que hablar con la Administración sobre este asunto.
Hazme una lista de las preguntas que debería llevar preparadas para no olvidarme de nada importante.»
Llegarás a la cita mucho más preparada.
¿Tengo varios documentos y no sé qué relación tienen?
Puedes pedirle:
«Ordena estos documentos por fecha y explícame qué ha ocurrido según cada uno. Si encuentras algo que no encaja, señálamelo.»
Y después, si hay algo importante que no encaja, lo comprobamos en la fuente oficial.
¿No sé qué información me falta?
Aquí volvemos a uno de los trucos del artículo anterior.
Puedes decir:
«Quiero resolver este trámite. Antes de decirme qué tengo que hacer, dime qué información necesitas conocer para poder orientarme correctamente.»
Y dejamos que la IA nos haga las preguntas.
A veces no necesitamos saber cuál es la pregunta correcta.
Necesitamos que nos ayude a descubrirla.
La IA responde
Y aquí he querido hacer algo diferente.
En lugar de limitarme a preguntarle cosas a la IA, le he pedido que me diga cómo podría ayudarme con un problema administrativo sin inventarse información.
La conversación podría empezar así:
«Tengo que hacer un trámite con la Administración y no sé exactamente qué necesito. No me des todavía una respuesta.
Primero hazme las preguntas que necesites para entender mi situación.»
Y eso cambia bastante las cosas.
En lugar de que la IA rellene los huecos por su cuenta, le estamos dando permiso para preguntarnos antes de contestar.
Después podemos continuar:
«Ahora dime qué documentos debería preparar, qué pasos tengo que seguir y qué información debería comprobar directamente en la página oficial.»
Y si algo no está claro:
«Señálame qué parte de tu respuesta no puedes confirmar.»
Ese último paso es importantísimo.
Porque la IA puede ayudarnos a entender un trámite, organizar la información y preparar nuestras preguntas.
Pero no es la Administración.
Lo que sí y lo que no
Aquí quiero hacer una advertencia importante.
La IA no puede hacer el trámite por ti.
No debería entrar en tu sede electrónica con tus credenciales, no debe sustituir tu certificado digital o tu Cl@ve y no presenta mágicamente una solicitud en tu nombre.
Eso lo haces tú.
Y hay otra cosa todavía más importante:
no subas alegremente documentos con tus datos personales.
Si vas a mostrar una carta, una resolución o una captura de pantalla a una IA, elimina antes datos como tu DNI, dirección, número de expediente, teléfono, cuenta bancaria o cualquier otra información personal que no sea necesaria para la consulta.
La IA puede ayudarte a interpretar un documento sin necesitar saber quién eres.
Y sobre todo, cuando hablamos de plazos, dinero, derechos, pensiones, ayudas o cualquier asunto que pueda tener consecuencias, comprueba siempre la información importante en la fuente oficial correspondiente.
Puedes utilizar otra IA para comparar, buscar en internet o acudir directamente a la página de la Administración.
Comparar ayuda. Comprobar es imprescindible.
La IA no hace el trámite. Te ayuda a entenderlo.
Creo que esta es la diferencia importante.
No se trata de darle a la IA un documento y decir:
«Dime qué hago.»
Se trata de utilizarla como una herramienta para llegar a la información con las ideas mucho más claras.
Puede ayudarte a:
entender un documento;
ordenar la información;
preparar una lista de documentos;
organizar los pasos;
preparar preguntas;
detectar qué información te falta;
ayudarte a redactar un escrito;
señalar qué cosas deberías comprobar.
Pero la decisión sigue siendo tuya.
Tú compruebas. Tú decides. Tú haces el trámite.
La IA simplemente te ayuda a llegar hasta ahí con menos lío.
Perdedle el miedo
Si nunca has probado a utilizar una IA para algo así, no empieces con el trámite más complicado de tu vida.
Prueba con algo pequeño.
La próxima vez que recibas una carta que no termines de entender, hazle una foto después de borrar tus datos personales y pregúntale:
«¿Qué me están pidiendo aquí? Explícamelo con palabras sencillas y dime qué debería comprobar antes de hacer nada.»
Y si no lo entiendes:
«No lo he entendido. Explícamelo de otra manera.»
Y si todavía tienes dudas:
«¿Qué información te falta para poder orientarme mejor?»
No hace falta saber de tecnología.
Es simplemente preguntar como le preguntarías a alguien de confianza que entiende de estas cosas.
La diferencia es que la IA tiene paciencia para explicártelo otra vez.
Y otra.
Y otra.
Y volvemos a mi compañera
Mi compañera al final consiguió su cita.
En otro pueblo eso sí, y después de meses de espera.
Pero quizá la próxima vez que se encuentre con un trámite de estos no tenga que esperar a la cita para empezar a entender qué está pasando.
Puede llegar allí sabiendo:
qué le están pidiendo, qué documentación necesita, qué dudas tiene y qué preguntas quiere hacer.
Y para mí, ahí está una de las utilidades más interesantes de la inteligencia artificial.
No hacer nuestra vida por nosotros.
Hacernos la vida un poco más fácil.
Porque esto no sirve solamente para la Administración.
La próxima vez que un contrato, una factura, un correo del banco, un manual de instrucciones o cualquier otro documento te líe...
ya sabes qué puedes hacer.
Primero pregunta.
Después comprueba.
Y finalmente, decide tú.
Si crees que puede ayudar a alguien, compártelo.
Comentarios